Mărfurile expirate sau deteriorate se scot din gestiune pe baza unui document intern, iar tratamentul fiscal depinde de motivul pierderii și de dovezile pe care le păstrezi. Pe FiscalPress găsești explicații despre fiscalitatea firmelor, iar aici vezi pașii de urmat în evidență.
Prima întrebare: mai poți vinde marfa
Înainte de orice înregistrare, stabilești dacă produsul mai poate fi vândut legal. Alimentele și medicamentele expirate nu se comercializează, iar produsele deteriorate se vând doar dacă defectul este declarat clar și nu afectează siguranța. Dacă nu ai certitudine, nu risca o sancțiune pentru câteva bucăți.
Un produs ieftinit, cu defect minor, rămâne în evidență ca stoc normal. Unul distrus sau scos din circuit iese din gestiune și se tratează ca pierdere.
Dacă vinzi la reducere, păstrează și motivul ieftinirii în documente, pentru că așa poți explica ulterior de ce prețul diferă de cel obișnuit.
Cum documentezi scoaterea din gestiune
Se constituie, de regulă, o comisie internă, care constată starea mărfurilor și întocmește un proces-verbal. Documentul descrie produsele, cantitățile, valoarea și motivul. Se adaugă fotografii sau alte dovezi, mai ales pentru deteriorări.
- procesul-verbal de constatare, semnat de membrii comisiei;
- nota de scoatere din gestiune, cu valoarea la cost;
- dovada distrugerii sau a predării către un operator autorizat, unde este cazul;
- orice corespondență cu furnizorul, dacă mărfurile pot fi returnate sau despăgubite.
Aspectul fiscal, pe scurt
Deductibilitatea pierderii depinde de natura ei și de modul în care o poți demonstra. Regulile din Codul fiscal diferă după cauză și după existența unei asigurări sau a unei despăgubiri. Din această cauză, iar FiscalPress explică fiscalitatea pe larg, discută fiecare caz cu un contabil care cunoaște reglementările actuale.
Un aspect separat este TVA-ul aferent bunurilor. Pentru unele operațiuni se aplică ajustări, iar situațiile se verifică atent. Dacă livrezi și în afara țării, citește și când exportul de bunuri este scutit de TVA și ce dovezi păstrezi, ca să nu amesteci regimurile.
Ce faci cu marfa care mai poate fi folosită
Uneori este mai avantajos să donezi sau să dai marfa la reducere decât s-o distrugi. Pentru donații există reguli distincte și documente specifice, iar valorificarea cu preț redus trebuie consemnată corect la facturare. Nu aplica singur soluții din auzite.
Alternativ, poți negocia cu furnizorul returul sau schimbul, dacă defectul ține de producție ori de depozitare la furnizor. Cere în scris răspunsul și păstrează-l.
Cum previi problema
Controlul stocurilor reduce pierderile. Aplică regula primul intrat, primul ieșit, verifică periodic termenele de valabilitate și comandă în cantități potrivite ritmului de vânzare. Fii atent la condițiile de depozitare, pentru că multe deteriorări apar din umiditate, temperatură sau manipulare.
Un inventar la intervale regulate arată din timp ce riscă să expire și îți lasă timp să organizezi o promoție sau o returnare.
Mai poți folosi rapoarte lunare de stoc cu mișcare lentă, pentru a identifica produsele care nu se vând. Ele sunt primele care riscă să se strice și merită o decizie rapidă: reducere, grupare în pachete sau retur la furnizor.
Recomandare practică
Documentează fiecare scoatere din gestiune imediat, nu la sfârșit de an, și păstrează dovezile. Cere o confirmare de la contabil înainte să înregistrezi pierderea. Pentru lămuriri despre TVA și evidență, FiscalPress este o resursă utilă pe care o poți consulta.
